入社直後の新入社員は、右も左も分からない状態だ。そうした新人をしっかりと戦力となる人材に育て上げていくためには、新人教育の進め方やその内容が重要となる。そこで必要となってくるのが、「新人教育マニュアル」の作成だ。
実践的な教育マニュアルが作成できれば、効率的な新人教育が実現でき、新入社員の理解も深まることで、早期に業務に慣れて、事業の発展に貢献してもらうことが可能となる。
そこで、本記事では新人教育マニュアルの作成目的を解説しながら、載せる内容や作成時の流れを紹介していく。
新人教育マニュアルとは、新入教育を行うときに使用するマニュアルのことだ。新人教育を円滑に進めていく上で用意すべきものだと言える。マニュアルの内容は、新人教育の内容によって違う。そのため、会社目線だけではなく新入社員目線も意識しながら作ることが大事だ。
新人教育マニュアルを作る目的は以下の通りだ。
新入社員にマニュアルを見せれば、新人教育に会社が力を入れていることが伝わる。参加者の熱量が高まり、当事者意識を持つ受講者を増やすのに役立つ。
当事者意識を持つ受講者が増えれば、場の空気感が良くなる。結果、受講者たちの理解度アップが期待できる。
新人教育マニュアルは、社内の情報共有をする手段としても役立つ。マニュアルを用意すれば、受講者は事前に予習ができる。
また、講師に共有すれば新入社員に何を教えるか分かるため、研修の事前準備がしやすい。結果、良い状態で新人教育をスタートできる。
新人教育マニュアルを用意すれば、それをもとに指導できる。指導者が教育カリキュラムを考える手間が減る。そのため、指導者の負担を減らすのに役立つ。
新人教育マニュアルに沿って教育をすれば、誰が講師になっても業務で必要なスキル・知識を伝えられる仕組みが完成する。講師の質による教育の格差を埋めやすくなるため、教育の均一化に役立つ。
新人教育マニュアルには、様々な内容が盛り込まれる。ここからは、マニュアルに盛り込む具体例を紹介する。
会社で働く以上、基本的なビジネスマナーは必要だ。ビジネスマナーを身につければ、相手からの印象が良くなり、仕事を進めるのが楽になる。
逆にビジネスマナーがないと、無意識のうちに顧客や取引先へ失礼な態度をとってしまうかもしれない。新入社員の立ち振る舞いで会社の評判を落とさないためにも、基本的なビジネスマナーは載せるべきだ。
自社の理念・思想を載せる理由は、会社としての方向性を新入社員に共有するためだ。入社したての社員は会社が描いていることが分からない。しかし理念・思想の内容が伝われば、新入社員はどの方向へ向かうべきか分かる。まとまりのある組織をつくるためにも、載せた方がいい。
業務の流れを載せれば自身の立ち位置が分かるため、仕事を進めやすくなる。様々な部署の情報を載せれば、広い視野で物事を捉えながら業務を進めていく習慣ができる。周囲のことを考えながら業務をこなしていく新入社員に成長させたいのであれば、載せた方がいいだろう。
社内で導入しているツールの利用方法も載せた方がいい。タスク管理のツールや、出退勤に関するツールなど、様々なものが存在する。ツールの使い方が分かれば、業務を効率的に進められるため便利だ。
パソコンを使って仕事をする機会が多いため、ITに関する知識も大事だ。ワードやエクセルなどの使い方や、セキュリティ面における注意点など必要なことは多い。業務上、必要となる知識をピックアップした上で、載せる内容を決めるといいだろう。
新人教育マニュアルを作るときは、適切な順番がある。最後に流れを紹介していく。
新人教育の目標を決める理由は、その目標を達成するためのマニュアルを作成するためだ。内容が詰まったマニュアルを作成しても、結果が出なければ意味がない。会社が求めるスキルを新入社員に習得してもらう意味でも、目標設定は必要だ。
ちなみに目標を決めるときは、以下のことを意識すると良い。
自社の課題を知れば、どのような社員に育て上げればいいかイメージしやすい。結果、目標が定まりやすくなる。
受講者に求める理想と、受講者の現実のギャップを把握するのも大切だ。仮に受講者へ求めるスキルが100、現実が30だとすれば、残り70を埋めると会社の理想を実現する。足りない部分が分かることで、それを埋めるための方法や、最適な目標を立てることができるだろう。
抽象的だと、何をゴールにすればいいか分からない。ゴールまでのプロセスを描きやすくするためにも、目標は具体的であった方が良い。数字を用いたり、進捗状況を測れたりする内容にすれば、必然的に具体的な目標になる。
新人に必要なスキルを整理する理由は、マニュアルに載せる内容を考えるためだ。思いついたものを次々と載せると、情報過多となり、業務で必要なことを覚えられなくなる。それを防ぐ意味で、新人に必要なスキルは整理した方がいい。整理のときは以下のポイントを抑えると楽になる。
時系列に沿って新入社員の業務を洗い出せば、何のスキルが必要か把握しやすい。そのため、スキルの抽出が捗る。
業務をもとに洗い出しても、追加で必要なスキルがあったり、現代では不要なスキルだったりする場合がある。そのため、新入社員に必要なスキルを関係社員から聞き出すことも大切だ。新入社員の上司や、部課長など関係社員に聞くといいだろう。
新人教育のカリキュラムを決めていく。具体的には新人研修・入社前研修など、実施する研修の内容を決めるということだ。その際、以下の内容に注意するといい。
現場が求めているものを習得するカリキュラムにすれば、現場で活躍できる新入社員を育てやすくなる。新入社員が活躍できると、成果を挙げられるチームになったり、同僚の負担が軽くなったりするなどの効果が期待できる。
同じ内容のカリキュラムでも、教える順序が違うだけで受講者の吸収力は変わる。たとえば基本の内容を教えてないのに、応用を教えても受講者は理解しない。
業務に必要な内容を盛り込んでも、教える順番を間違えると理解するまでに時間がかかる。スピーディーに新人教育を進めるためにも、教える順序が合っているか確認すべきだ。
スケジュールを意識しながらカリキュラムを組むことも大切だ。理由は、日数によって盛り込む内容が変わるからだ。日数が長ければ様々な内容を盛り込めるが、短いと必要最低限の内容しか盛り込めない。新人教育を予定通り終えるためにも、意識した方がいい。
また、忘れがちだが実施した方が良いものが新入社員フォローアップ研修だ。入社して3か月後に行う企業が多く、「入社時に学んだ内容を振り返る」「現状の困りごとを解決する」「スキルアップをする」という効果がある。
受講形式を考えることも大切だ。座学形式の場合もあれば、ワークショップやロールプレイングなどの体験型、eラーニングの学習を中心とする形式など、様々な形式が存在する。カリキュラムによって、適する形式は違う。したがって使い分けることが大事だ。
⓵～⓷の内容を加味した上で、新人教育マニュアルを作成していく。ちなみに作成時は、下記のことを意識するといい。
新人教育マニュアルは、新入社員や講師など様々な立場の方が見る。そのため、誰にでも分かる内容で作成するのは必須だ。
たとえば、専門用語を使わずに文章を載せたり、一般的に聞き馴染みのある言葉を使ったりすれば、誰もが理解できるマニュアルになっていく。
構成を意識してつくる理由は、構成の組み方で見やすさが変わるからだ。時系列で組んだり、大見出しと小見出しを活用したりするなど、様々な工夫ができる。見やすさを追求して、構成を組むといいだろう。
テキストだけでは、理解できないケースもある。そのときは、図や画像などを添付すると良い。活字離れによって、画像がないと最後まで読めない新入社員もいる。最後まで読み進めてもらい理解してもらうためにも、図や画像はあった方がいい。
新入社員は社内で働いた経験がないため、新人教育マニュアルの中で重要な箇所が分からない。それを防ぐためにも、大事な箇所は字を太くしたり、色を変えたりした方がいい。新入社員の脳内に大事な箇所であることがインプットされ、重要であることが伝わる。
効率よく作成したい場合は、テンプレートを用意しておくといい。たとえば、OJT用、Off-JT用といった形で複数のテンプレートがあれば、作成時間を短縮できる。
新人教育マニュアル作成後は、上司などに内容を確認してもらいフィードバックを受けるといい。それをもとに改良すると、質の高い新人教育マニュアルが完成する。ちなみにフィードバックをもらうときは、以下のことを意識すると良い。
適当なアウトプットをしない理由は、質の高いフィードバックを受け取るためだ。適当にアウトプットすると、答える側も適当に返す。しかし真剣にアウトプットすれば、相手にやる気が伝わって、真剣に返してくれる。
たとえば「こまめにフィードバックを求める」「フィードバックの内容を迅速に反映させて、熱意を見せる」ことを行えば、相手に真剣さが伝わっていく。結果、精度の高いフィードバックを得やすくなるはずだ。
フィードバックしてもらう相手を選ぶのも大切だ。なぜなら、人によってフィードバックの質が違うからだ。新人教育と近い場所にいる社員であれば、具体的な内容でフィードバックできるかもしれない。
しかし遠い存在の社員だと、新人教育の内容をイメージできずに、曖昧な回答をされる可能性が高い。質の高い回答を得るためにも、聞く相手も大事だ。
新人教育マニュアルは受講側だけではなく、運営側においても役立つため作成した方がいい。作成すれば情報共有や、新人教育をスムーズに進められる。無駄な時間を割くことができるため、進める側からすると楽だ。ちなみに新人教育マニュアルに載せる内容として、以下のものが挙げられる。
ただし、新人教育マニュアルに必要な内容が載せてあっても、作り方を間違えると質の悪いマニュアルができる。そのため、マニュアルの作成方法も覚えた方がいい。以下の流れで作ると、質の高いマニュアルが完成する。
いくつかの準備を経てから新人教育マニュアルを作るのがポイントだ。また、作った後は関係社員に確認してもらうことで、質の高いマニュアルが完成する。
何も考えずにつくると、新入社員は見る気もしなくなる。するとマニュアルとしての機能を失ってしまう。新入社員の戦力アップを実現させるためにも、質の良いマニュアルを作成していただきたい。
