課長職としてチームや部署を率いて働く方には多くの悩みや課題が発生する。
チームメンバーへの業務分担や仕事の任せ方をはじめ、部下への指導方法があまり上手くいかない・叱ってしまうとハラスメントになるのではないかとアプローチ方法についての悩みも抱えてしまいがちだ。
本記事では、現状課長職としての仕事をされている方向けに、改めて企業や組織から求められている役割を再認識してもらい、明日からのマネジメントやチーム運営に役立てるスキルや考え方を紹介していく。年末年始に改めて自身を振り返り、より良い仕事はじめに備えてほしい。
目次
まず、組織や企業が課長職に求めている役割を確認する。どのような業種・職種に関しても共通して言えることは以下の通りだ。
経営視座を持ち、組織や企業を上手く回す支援をすることは課長の役割だ。「何をすれば課の業績が上がるか」「課の問題点をどのように解決すべきか」などを考えていく。
部下が実践できる状態に持っていき、チームの業務が円滑に進む仕組みを作ることで、好循環を作り出す。
部下の育成も課長の役割だ。上手く育成できれば部下に任せられる業務の幅が広がるため、チーム全体の戦力アップにつながる。
部下の育成では以下のことを行う。
「育成する人の育成」を行えば、部下の指導を任せられる社員が増えるため、人材が育ちやすくなる。結果、チームの戦力を高めるのに役立つだろう。
課長が不在でもメンバーが育っていくため、チームの運営が楽になるはずだ。
ご存じの通り、人のリソースを活用するには人事評価を行って現状を把握した上で、業務を指示することが大事だ。
しかし、長年評価をしているとバイアスがかかり、正しく評価できていないケースがある。公平な評価をするには、評価の仕方が正しいか常に見直すことが重要だ。
また、自分以外の評価者側とのすり合わせや勉強会などの実施も必要だと言える。評価者側で評価基準をそろえないと上司同士の評価に差が出て、正しい評価ができなくなるからだ。
現状の評価制度と社員のニーズが合っているか確認しながら、人事に提案することで人事評価の質を高めやすくなる。
ここでの相談対応とは、リーダーやマネージャーでは対応できなかった悩みに対して、課長が対応するという意味合いが強い。
直属の部下に指導を任せていても、当事者間で解決できない問題は出てくる。部下に相談されたのに放置すると、大きなトラブルにつながるかもしれない。
問題を山積みにしないためにも、相談対応は必要だと言える。
なお、相談対応の際は事実確認を明確にして、ティーチングではなくコーチングで教えることが大事だ。問題解決力を身に付けさせる上で必要だと言えるだろう。
職場環境管理が求められる理由は、管理職に「安全配慮義務」があるからだ。安全配慮義務とは、事業者（企業や管理監督者側）が、社員の心身の健康と安全を守るために配慮することを指す。
実際に一人ひとりが、自分の健康や安全に配慮できれば問題ない。しかし、職場の雰囲気を変えていこうと先導できる人は、役職のついた社員がほとんどだ。
社員が心も身体も安全・健康に過ごせる職場を作ることは、管理職である課長の義務であるため、課長が先陣を切って他のメンバーが後からついていける状況を作った方が良い。職場環境管理では以下のことを行う。
課のパフォーマンスを高める理由は、部下たちがやりがいを感じながら働ける環境を作るためだ。成果が出ることで、部下は仕事の楽しさを感じる。
社内の業務効率を上げたり、イノベーションが生まれやすい環境を作ったりなど、成果を挙げやすい環境を作ることが大事だ。
心理的安全性を保つ理由は、誰でも発言できる環境を作るためだ。発言しやすくなれば、議論が活性化して、表に出てくる意見が増える。
結果、風通しの良い職場になって働きやすさを感じるはずだ。
リスク管理も課長の大事な役割だと言える。課長は現場に最も近い管理職だ。課の中で立場が一番上であるからこそリスク管理が必要である。
課長は課全体を俯瞰的に見ながら、リスク管理を行う。
「セキュリティの弱体化による情報漏洩リスク」「時代の流れによる売り上げが大幅ダウンしてしまうリスク」を管理したり、「災害によって損失を被ったときの対処法」を考えたりすることが挙げられる。
役職としては、課長、部長の順番で位が高くなる。
課長の役割は上で見てきた通りだ。部署やチームの責任者として目標に向かってまとめ、成果を上げる。
課長の上司にあたる部長は、部全体の運営や業績に責任を持つ。役員などの上層部との連携をもとに、複数の部署を戦略的に運営し意思決定をしていくことが役割だ。
課長がチーム・部署に与えられた目標を目指して活動していく中で
部長としては各チームが上手く戦略通り動いているかを確認し、必要に応じて意思決定をすることでより大きな成果や企業としての貢献ができるようにするという形だ。
それぞれが役割を果たすことで、企業が維持されるといえる。
課長になって、悩みを抱えるケースも珍しくない。課長が抱えてしまいがちな課題・悩みを解説する。
業務量が多くて悩むパターンだ。業務を1人で抱え込んでしまったり、課長になった途端に思うように業務を進められなくなったりするケースが該当する。
部長とリーダーやメンバーとの板挟みになって、悩むパターンだ。部長やメンバーから色々と言われてしまい、次のアクションが分からなくなってしまう。
急にクレームが数件入ってきて、全部対応しなくてはいけない状況になることが悩みだと感じるパターンだ。
部下が対応できず、複数のクレームを全て課長が対応しないといけなくなると、自分の業務ができなくなってしまう。
必要なスキルを習得すれば、課長として活躍しやすくなる。課長に必要なスキルは以下の通りだ。
リスクマネジメントとは、想定されるリスクを管理することだ。リスクが現実化したときに対応しても、手遅れとなるケースが多い。
リスクを発生させない状況を作ったり、被害を最小限に抑えたりすることで、課の損失を抑えることができる。リスクマネジメントのポイントは以下の通りだ。
社内で考えられるリスクを全て洗い出して、想定されるリスクを知る。
災害面のリスク、金銭面のリスク、法律改正によるリスクなど、様々なジャンルのものを抽出していく。
想定されるリスクが可視化されるため、対策を立てやすくなるだろう。
時間は有限であるため、優先順位が高いものから対策を考えた方が良い。重要なことは、最悪の状況を想定して対策を決めることだ。
何からすべきか見極めやすくなるため、優先順位の設定を間違わずに済むだろう。
対策を立てたら実行し、振り返りを行いながら効果を検証する。
良いアイデアだと思っても、実際に上手くいかないケースもあるからだ。
効果が出なかった場合は改善したり、新たに別の方法で試したりすることで、成功確率を上げていく。
業務のマネジメント力を鍛える理由は、管理する業務の幅が広いからだ。
課全体の業務における責任者であるため、身に付けた方が良い。
業務のマネジメントにおけるポイントは以下の通りだ。
部下の業務を把握する理由は、進捗状況を確認する習慣をつけるためだ。部下たちの業務内容やタイムスケジュールも理解しやすくなり、現状が分かる。
日頃から部下とコミュニケーションをとったり、定期的に業務の実情をチェックしたりすることが大切だ。
社内業務をスピーディーに進めるため「業務効率化、業務改善、業務配置」を定期的に検討するのも大切だ。
業務効率化では「無理・無駄・ムラ」のあるものを徹底的に排除し、業務改善では何を変えると良いか考える。
さらに、業務配置では社員の向き不向きやスキルに応じて、任せる業務を決めていく。時期によって、優先すべき業務が変わるケースもあるため、定期的に検討した方が良い。
人事異動者の対応をする理由は、業務に慣れてもらうためだ。人事異動者は、今までと違う環境で働くため慣れていない。
業務の説明や労働環境の調整、定期面談の実施などを行い、フォローすることで業務に取り組みやすい状況をつくっていく。
課全体で仕事を進めやすい状況を作る上で、人のマネジメント力も必要となるだろう。
人を管理できないと、メンバーが好き勝手に仕事を進めてしまい、チームのまとまりがなくなる。
チームの業務をスムーズに進められる状況を作る上で、人のマネジメント力も身に付けた方が良い。
人のマネジメントを行う際は以下のことが重要だ。
目標と育成計画を立てる理由は、部下をマネジメントしやすい状況を作るためだ。目標と計画を立てればゴールとスケジュールが明確になるため、無駄な指導をせずに済む。
要領よく育てることができて、人の管理がしやすくなる。
部下がキャパオーバーにならないようにする理由は、部下を混乱させないためだ。部下によっては、一度に大量のことを伝えると、脳内で処理しきれない場合がある。
他のメンバーたちも業務を進めづらくなって、チームの業務効率が下がる原因になってしまう。部下によって、伝え方や指示する量を変えることが大事だ。
フィードバックを積極的に行う理由は、自分の言ったことを相手に理解してもらうためだ。褒めたり、叱ったり、注意したりすることで、部下の成長につなげていく。
なお、フィードバックの型として「SBI型、サンドイッチ型、ペンドルトン型」などがあるため、使い分けることが大事だ。
スキルを習得するなら、課長研修を企業内外で受講すると良い。
その道のプロから習った方が効率よくスキルを習得できるからだ。
効率よくスキルの習得ができれば、浮いた時間を別のことに回せる。知識を早く身に付けて、現場に割く時間を増やすためにも、課長研修は受講した方が良い。
課長は組織や企業から、様々な役割を求められている。役割の代表例は以下の通りだ。
課長として活躍するには、上記の役割を果たす動きをすることが大事だと言えるそして、これらを果たす上で必要なことがスキルの習得だ。
上記のスキルを習得できれば、課長としての役割を果たせる。課長研修を受講すれば、独学で行うよりも短時間でスキルが身に付く。
会社や部下から信頼されるためにも、課長として貢献できる状態を作っていただきたい。
