世の中には、様々な勤務体制がある。今回紹介する「スーパーフレックス」も、その一種だ。ライフスタイルに合わせて勤務時間を変えられるため、自身に合う働き方ができる。企業の中にはスーパーフレックスの導入で、社内の業務効率が上がったケースもあるようだ。
本記事ではスーパーフレックスの概要やメリットを解説しながら、導入時のポイントや事例を紹介していく。
スーパーフレックスとは、勤務時間帯を自由に決められる働き方のことだ。会社で指定された総労働時間分働けば、出退勤時間は自由だ。ワークライフバランスを考えながら働けるため、プライベートの充実につながる。社員の満足度を上げるのに役立つだろう。
一番の違いはコアタイムの有無だ。フレックスではコアタイムが存在し、コアタイムとは労働しなければならない時間帯のことだ。たとえば「午前9時～午後13時の間は働かなければならない」という形で決まっている。
しかしフレックスにはコアタイムが存在しない。出勤時間を完全に自身で決められる働き方であるため、より自由度の高い働き方だと言える。
スーパーフレックスを導入すると、以下のメリットがある。
勤務時間を調整できるため、様々な働き方が可能だ。早朝から働いたり、正午からの勤務にしたりなど、ライフスタイルに合わせて働ける。
また、急遽プライベートの予定が入っても、その時間帯を外して働くことも可能だ。プライベートに応じて、勤務時間を変えやすいのもスーパーフレックスの良さだ。
社員によって、パフォーマンスを発揮しやすい勤務時間帯は異なる。早朝から働きたい社員もいれば、昼以降に働きたい社員もいるだろう。スーパーフレックスがあれば、自身で出勤時間を決められるため、各々がパフォーマンスを発揮しやすい状態を作れる。よって、生産性の向上が期待できる。
全社員の勤務時間帯が同じだと「上司が働いているから帰りづらい」という状態が生まれやすい。結果、上司の目を気にする社員は定時退社できなくなる。しかしスーパーフレックスを導入すれば、社員たちの勤務時間はバラバラだ。その結果、上司の目を気にすることが減り、長時間労働の抑制にも役立つ。
勤務時間を調整できる分、子育てや介護などの理由で勤務時間が制限されている従業員も働きやすい。自身の生活スタイルに合わせて勤務時間を選べるため、時間の縛りが緩い。その結果、働きやすさを感じる社員が増えて、退職者の減少につながる。
ここからは、スーパーフレックスを導入するときのポイントを紹介する。
スーパーフレックスの導入時は、就業規則にルールを明記することが大事だ。ルールが不明確だと社員たちが勝手に基準を作り、スーパーフレックスの運用が大変になる。それを防ぐ意味で重要だ。明記すべき内容の事例として、以下のものが挙げられる。
総労働時間の精算方法を明記する理由は、精算方法によって働き方の幅が変わるからだ。仮に総労働時間が1カ月間で160時間と指定されている場合は、毎月160時間働く必要がある。
しかし3カ月間で480時間と設定された場合、1カ月目と2カ月目の労働時間が155時間しかなくても、3カ月目に170時間働けば、総労働時間分働いたことになる。このように、精算基準によって働き方が変わるため明記すべきだ。
スーパーフレックスでも、1日の上限勤務時間は決めなければならない。一般的なのは「法定労働時間」をもとに、1日あたりの勤務時間を明確にするパターンだ。
仮に「1日あたりの勤務時間を1～8時間とする」と明記しておけば原則、その時間内で働くことになる。長時間労働の防止にも役立つため、明確にした方がいい。
たとえば「1日に8時間以上勤務する従業員は、1時間の休憩をとらなければならない」と明記すれば、8時間以上働いた従業員は休憩が必要だと分かる。休憩に関するルールは法律で定められている。無茶な働き方をさせないためにも、記載すべきだ。
社員の中には、総労働時間に過不足が出る場合もある。そのときのルールも明記した方がいい。たとえば総労働時間より多く働いた社員には、時間外労働のカウント方法や残業代の計算方法が必要だ。逆に総労働時間より少ない社員に対しては、労働時間が不足したときの給与計算の方法が必要となる。
イレギュラーが起こったときのルールが載っていないと、トラブルのもとになる。会社と社員を対立させないためにも、イレギュラーが起こったときの対処についても載せるべきだ。
社員たちが勤務時間を決められる。タイムカードの打刻を偽ったり、虚偽の勤務時間を申請したりする恐れがあるため、勤務管理は見直した方が良い。勤務管理の見直しでは、以下の項目を抑えると良い。
スーパーフレックスだと、日によって勤務時間帯が異なる場合が多い。日が経つと出退勤の時間は忘れてしまう。すると、正確な労働時間が計算できなくなる。その状態を防ぐ意味で、毎日出退勤時間を記録させる習慣をつけた方が良い。
トータルの労働時間を把握させる理由は、精算時期になって焦らないようにするためだ。たとえば精算日の前日に、総労働時間に足りないことが分かっても対処するのは難しい。1日の労働時間は法律上で決まっているため、できることは限られる。労働時間の調整で焦らないためにも、自身が働いている時間を普段から把握させるべきだ。
上長が各社員の勤務状況を確認する体制を作るのも大切だ。たとえば上長が「社員たちのパソコンのログを確認する」作業を行えば、社員には「正確な時間でタイムカードを切らなければならない」という気持ちが芽生える。結果、タイムカードの入力漏れや改ざん防止の抑止力につながっていく。
スーパーフレックスを導入すると社員たちの勤務時間帯が異なるため、社員同士のコミュニケーションが減ってしまう。これを放置すると、コミュニケーションミスによる仕事の失敗が増える。それを減らすためにも、メンバー間でコミュニケーションがとれる状態を作るべきだ。なお、コミュニケーションがとれる状況を作る方法として、下記の内容がある。
定期的にミーティングを実施すると、必然的に社員間でのコミュニケーションが生まれる。メンバー間で情報共有ができて、コミュニケーションミスの減少が期待できる。前もって、日時を決めておけば、社員たちは参加しやすい。
研修を実施して、社員たちが集まる仕組みを作るのも効果的だ。
社内で行う場合でも、本記事を作成しているリスキルのような研修会社に依頼するということでも良いだろう。リスキルでは一社研修という形で、階層別研修やテーマ別研修を提供している。ぜひ確認してほしい。
また、研修としておすすめの内容は、コミュニケーション研修や業務効率化研修などだ。一人で仕事を進める場面も多いため、効率化を全員で考える場にするということも良いだろう。
コミュニケーションツールを活用して、活性化を図ることも可能だ。たとえば、以下の機能がついているコミュニケーションツールを活用するといい。
チャット機能がついたツールを活用すれば、好きな時間にチャットで送信できる。たとえばグループチャットを導入すれば、文言をメンバー間で共有できる。保存期間を過ぎない限りチャット上に残るため便利だ。
オンライン通話できるツールも導入すると便利だ。なぜなら、従業員たちが同じ場所にいなくてもミーティングができるからだ。ミーティングの機会を設けやすくなり、コミュニケーションの活性化に役立つ。
スーパーフレックスを導入すると、今までの時間帯で顧客に連絡できない場合がある。担当者が不在だと、顧客はストレスを感じやすくなるため対策を立てた方がいい。顧客との連絡に注意するときは、以下のことに取り組むといいだろう。
代わりの担当者では、やり取りできない場合もある。そのときに必要なのが「緊急連絡」だ。緊急連絡ができないと顧客を待たせることになる。社内で迅速に対応するためにも、緊急連絡先の確認も行った方がいい。
緊急連絡用のスマートフォンに連絡したり、SNS上でチャットを送ったりなど様々な方法がある。
長期的に取引を行っている顧客であれば、スーパーフレックスを導入したことを伝えてもいい。関係者に勤務体制が変わったことを伝えれば、自社の事情を知ってもらえる。前もって自社の状況を伝えることで、顧客のイライラ度を抑えやすくなる。
最後にスーパーフレックスを行っている企業の事例を紹介する。
ソフトバンク株式会社では、2017年に導入された。午前7時～午後10時の間で、日単位で勤務時間が調整できる制度にした。これは、仕事とプライベートのメリハリをつける環境を作るために行われている。
しかもテレワークや副業制度も設けているため、自身の描くライフスタイルを送りやすい。よって、従業員満足度を上げている働き方だと言える。
花王株式会社ではプライベートや仕事に支障をきたさない状況を作るために、2015年にコアタイムが廃止された。その後は、午前7時～午後8時の間で勤務時間を調整できるスーパーフレックスとした。
その他にも適度に休息をとる雰囲気を作るなど、従業員が働きやすい環境を整えようとしている。
住友商事株式会社では、午前5時～午後10時の間で勤務時間を調整できる仕組みを作った。1日の最低勤務時間も1時間として、勤務時間を調整しやすい環境を作った。
ちなみに同社のスーパーフレックス制度は、テレワークとの併用も認められている。会社が契約している「サテライトオフィス」や自宅での勤務が認められているため、出社を希望しない方も働きやすい。
スーパーフレックスは、フレックスと違ってコアタイムの時間が存在しない。各社員が勤務時間を決められるため、働きやすさを感じるだろう。スーパーフレックスの導入は、以下の恩恵をもたらす。
スーパーフレックスの導入は、社員の満足度を上げることになり、会社に対する信頼度が増す。在籍している企業で働き続けたいと思う社員が増えて、優秀な人材を流出させずに済む。
しかし導入方法を間違えると、適切な運用ができなくなってしまう。導入時は、以下のポイントを抑えると良い。
これらのポイントを抑えれば、社内外に迷惑をかけずにスーパーフレックスを運用できる。現代ではライフスタイルの多様化によって、同じ時間帯に働くのが難しいと感じる社員も増えてきた。その状態を解消するためにも、スーパーフレックスの導入にいち早く力を入れていただきたい。
なお、フレックス制度に似ている「時差出勤制度」もある。勤怠管理システム、給与計算アウトソーシング、人事制度コンサルティングのミナジンで、分かりやすくまとめられているため、是非合わせて読んでみて欲しい。
→ 時差出勤制度とは？メリットデメリットと5つの実践例を紹介
