部下とやり取りする時間をとっているだろうか。スキマ時間を見つけて話したくても、業務に追われていると時間を確保できない。そういう時は「人事面談」の時間を設けるといい。人事面談を効果的に行うには、正しい流れやポイントを抑えておくことが大切だ。
本記事では人事面談の目的を解説しつつ、流れを紹介する。
人事面談とは、部下が上司or人事担当者と1対1で行う面談のことだ。部下への評価を伝えたり、仕事に対する意欲を向上させるために活用できる。
部下成長を組織の成長につなげるためにも、人事面談は重要だ。
ここからは、人事面談の目的を紹介する。
人事面談で社員一人ひとりに適切な評価を行うことで、社員のモチベーションを向上させるという目的がある。
社員の業務や精神的サポートを行うことが重要となるため、人事面談は欠かせない。
社員の能力の把握することも人事面談の目的の一つだ。
人事面談を通して社員の能力が把握できれば、社員の能力やスキルを最大限に活かせるような人事配置が可能となる。
日々の業務を振り返る機会を人事面談で与えることで、社員の強みや弱みが明確になる。また新たな目標を設定したり、改善点を見出せるなど、社員自身の成長につながる。
成長を促すことに成功すれば、社員は自発的に動き出し、積極性のある社員になっていく。
人事面談をスムーズに進めるには、日頃からの準備が必要だ。ここでは、日頃からやった方が良いことを紹介していく。
事前に部下の現状を知っておけば、部下の社内での立ち位置やレベル感が分かる。部下へ何を伝えるべきかイメージできて、人事面談の質が良くなる。
部下との関係性を築く理由は、人事面談の際に部下が話しやすい雰囲気をつくるためだ。部下と関係性が築けていないと、重苦しい雰囲気に包まれる。すると話が前へ進まない。
しかし関係性が築けていれば、社員は相手のことを信頼して、次々と話してくれる可能性が高い。部下が意見や考えを次々と言えば、部下の現状が分かってくる。上司は最適なアドバイスができ、人事面談を進めやすくなる。
人事面談では、上司側から伝えるだけではなく部下からの意見や思っていることを引き出す力も必要だ。その際に活用できるスキルがコーチングスキルである。
コーチングとは、教える（ティーチング）ではなく、質問などを会話に織り交ぜることで「相手の考えを引き出すスキル」だ。
コーチング研修などで磨く他、人事面談を行う上司側で集まって勉強会をするなども良いだろう。
人事面談には正しい流れがある。最後に5つのステップに分けて、流れを紹介していく。
人事面談を始める前は、話す内容を確認しておくと良い。話す内容を決めれば、段取り良く進められる。仮に話が脱線しても、どこに話を戻すべきか分かるため便利だ。なお、話す内容を確認するときは、以下のことに気を付けるといいだろう。
人事面談の実施理由を明確にすれば、それがゴールになる。ゴールに向かって話を進めれば、話を脱線させずに済む。
人事面談は部下のために行われる。そのため、上司の都合のみで話す内容を決めてはいけない。部下の成長につながる内容やモチベーションを上げる内容など、部下に役立つテーマを設定することが大切だ。
相手が理解できる内容にする理由は、業務に活かしてもらうためだ。話の内容が濃くても、相手に伝わらなければ行動変容には至らない。なぜなら、話の内容を理解できず業務への活かし方が分からないからだ。
それを防ぐには、相手が理解できる内容を話すことが大事だ。部下のレベル感を見て、テーマを設定するといいだろう。
人事面談が始まったら、部下と雑談をして緊張感をほぐす。部下が話しやすい雰囲気になるため、人事面談がスムーズに進んでいく。ちなみに雑談では、以下のことを意識するといい。
相手によって話す量を調整する理由は、相手のペースで話を進めさせるためだ。上司のペースに飲み込まれると、部下は話せなくなる。それを防ぐためにも、意識した方がいい。
話し好きな社員であれば、上司は話す量を減らした方がいい。一方、消極的な社員であれば、話す量を増やしてリードした方が、会話はスムーズに進んでいく。
相手によって話題を変える理由は、部下によって興味が違うからだ。たとえば、車好きではない方に車の話をしても、部下は話についていけなくなり、場の空気が白けてしまう。雑談が終わった後も、重い空気の中人事面談を進めることになる。
このように、部下にとって興味がない話をすると雑談が裏目に出る。したがって、雑談では相手の興味・関心に合わせて話題を変えることが大事だ。
上司が雑談の中で否定すると、部下は話す意欲が薄れてしまう。雑談であるにも関わらず部下の緊張感が高まり、人事面談がスムーズに進まなくなる。
それを防止するには、肯定することが大切だ。たとえば「そうなんだね」「すごいね」といった形で肯定すれば、部下は嬉しくなって自分から話したくなる。結果、雑談が盛り上がっていく。
雑談が終わったら、部下が行った自己評価・自身の課題点について確認していく。質問をしながら、自身をどのように評価しているのか把握する。なお、自己評価・課題点を確認するときは、以下のことに気を付けると良い。
部下に自己評価・課題点を確認する際に、上司が理想とする回答を得たいがために、誘導尋問するのはNGだ。上司の視点と部下の視点が違うのは当たり前だからだ。部下から率直な意見を聞くためにも、中立的な立場で確認することを忘れてはならない。
確認のときは細かく聞くことも大切だ。なぜなら部下が発言した内容に対して、上司と部下のイメージにギャップが生まれる恐れがあるからだ。
たとえば、自分の仕事の出来が悪かったと部下が伝えたとしよう。部下は10点中3点という気持ちで伝えたとしても、上司は10点中1点として受け止めているかもしれない。この場合、上司と部下の間では2点分のギャップが生まれている。
ギャップが生まれると、上司は自己評価の内容を正確にキャッチできない。結果、最適なアドバイスができなくなる。適切なアドバイスをするためにも、細かく聞いた方がいい。
自己評価や課題点の確認をする際に、部下へ質問することもある。そのときは、クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分けるといい。
クローズドクエスチョンとは、決められた範囲の中で答えてもらう質問のことだ。「はい」か「いいえ」で答えさせる質問や、3択の中から選ばせる質問などが該当する。
一方、オープンクエスチョンとは範囲を限定せず、自由に答えてもらう質問形式のことだ。たとえば「上半期の仕事の出来はどうだったか」「何が課題だと思ったか」といった質問などが該当する。質問形式を使い分けることで、質の良い回答が返ってくる。
次に上司の評価を部下へ伝える。理由を述べながら伝えると、部下は納得するだろう。ちなみに評価の仕方は、3つに分かれる。
業績評価とは、会社の業績に対しての貢献度合いをもとに評価することだ。会社の業績に対する貢献度合いが高くなるほど、良い評価を得られる。
たとえば営業職の場合、個人の売上が大きい社員ほど、会社全体の売り上げに占める割合も高くなる。そのため、売上額の大きい社員ほど良い評価を得やすい。
能力評価とは、社員に対しての能力をもとに評価することだ。日々の仕事において、自身の能力をどのくらい発揮できているかで、評価内容が異なる。
職能スキルやコミュニケーション能力などを発揮して、仕事をスムーズに進められる社員であるほど良い評価を得やすい。
情意評価とは社員のプロセスや仕事への姿勢など、結果やスキル以外の面を評価することだ。「会社のルールを守っているか」「積極的な行動をとっているか」「責任を持って仕事に取り組んでいるか」「メンバーたちと協調できているか」という視点で評価をつける。
評価をもとに、部下の今後の方向性を決めていく。方向性を決めるときは、以下のことを抑えるといい。
部下と上司で話し合いながら決める理由は、方向性を間違えないためだ。部下に丸投げすると、方向性を間違えるかもしれない。正しい方向を向いてもらうためにも、部下と上司で話し合いながら決めるべきだ。
部下のキャリアビジョンと違う方向性だと、部下のキャリア形成に支障をきたす。キャリア形成が遅れたり、理想としていたキャリアを断念せざるを得ない状態になったりする恐れがある。
その状況に陥らないためにも、部下のキャリアビジョンに沿ったものになっているか確認しながら、方向性を決めた方が良い。
「絶対にこの方向性で進んでほしい」という強い想いを持つ上司もいるだろう。しかしハードルが高すぎると部下のモチベーションが下がり、達成するのが困難になる。
それを防ぐには、過度にハードルを高くしないことが求められる。目標達成に向かって動き続ける体制をつくる意味でも、一生懸命頑張れば達成できそうなハードルにした方が良い。
人事面談は大抵の企業で導入されている。人事面談には、以下のメリットがある。
これらの効果が期待できるため会社を活性化や社員の戦力アップ、お互いの情報共有などに役立つ。ちなみに人事面談を実施するときは、事前準備も大事だ。
社員と良好な関係性を築いたり、相手の現状を把握したりするなど、日頃から社員と向き合うことを忘れてはいけない。これらの行動を普段から行えば、社員との距離感が縮まって人事面談が楽になる。
その他に人事面談をスムーズに進めるには、正しい流れを知っておくことも大切だ。以下のステップに沿って行うといいだろう。
上記のステップに沿って行えば、予定通りに人事面談を行える。質の悪い人事面談を行っても、良い効果は出ないため、質を上げることに注力することが大切だ。
これらの内容は、本記事を作成しているリスキルの面談研修でも扱っている。実際に面談のロールプレイを通してスキルを学ぶことができる研修内容のため、ぜひ参考にしてほしい。
人事面談を上手く行えば、部下の成長度合いが高まる。社内で成果を挙げる社員を増やすためにも、効率よく人事面談を行っていただきたい。
