会社にとって人材は宝だ。多くの企業では、人材獲得のために会社説明会を行っている。しかし何も考えずに会社説明会を行っても、良い人材は集まらない。会社の戦力となる人材を獲得するには、綿密な計画を立てた上で説明会を行うことが大事だ。
それを実現するには、会社説明会の準備～実施までの流れを理解して、予定を立てることが必要となる。本記事では会社説明会の内容を伝えながら、準備～実施までの流れを紹介していく。
会社説明会は大きく2種類に分かれる。ここでは、それぞれの種類について解説する。
合同説明会とは、イベント運営会社が複数の企業を集めて行う会社説明会のことだ。別名「合説」とも呼ばれており、数十社～数百社の企業が参加する。同業他社が参加する場合も多い。
単独説明会とは、1社のみで行われる説明会のことだ。自社で行うケースもあれば、大学など社外へ出向いて説明する場合もある。企業によっては、説明会の後に入社希望者に対して筆記試験を行う。
ここからは会社説明会の目的を紹介していく。
会社説明会には、企業に興味を持っている人が集まる。そのため、採用候補者の母集団を形成するのに役立つ。母集団が形成されれば、その中から自社に合う人材を選抜できるため、採用活動がスムーズに進んでいく。
自社のことを知ってもらうのも目的だ。会社説明会では、ホームページに載っていない細かい情報まで伝えられる。結果、自社への興味・関心を高めるのに役立つ。
求職者の中には、企業に対して疑問を持つケースもある。会社説明会では自社の社員が質問に答える機会があるため、疑問を解消するのに効果的だ。
積極的に質問をしようと考える参加者も多い。
※参考：会社説明会の質問はするべき！好印象な質問13個と控えた方が良い質問を紹介
会社説明会では、さまざまな取り組みが行われる。ここでは、主な内容を紹介していく。
会社の歴史や理念、具体的な業務内容や１日のスケジュールなどを、求職者が理解できるように伝える。企業によっては採用向けに動画を制作し、映像を流しながら紹介する。
どのようなキャリアを歩める可能性があるか、入社後のキャリアについても説明する。総合職・専門職といったように、いくつかのパターンに分けて自社で築けるキャリアを紹介していく。
社員と交流させることで求職者のモチベーションを高めたり、疑問を解消したりする効果が期待できる。人事部の社員のみと交流するパターンもあれば、現場の社員と交流させるパターンもある。
会社説明会を成功させるには、準備～実施までの流れを正しく理解することが必要だ。最後に、会社説明会の準備〜実施までの流れを解説する。
どのような求職者に来てほしいかという「ペルソナ」を設定する。ちなみにペルソナは細かく設定することで、自社が求めている人材が集まりやすくなる。ペルソナの設定では、以下の内容を決めると良い。
〇歳くらいの人に来てほしいかイメージするといいだろう。ただし、求職者が応募してきたときに年齢を理由に断るのは法律違反となるため要注意だ。
どのようなスキルを持っている人がいいか決めるのも大切だ。仮に経理スタッフの採用であれば「決算書作成スキル」「財務会計・管理会計を理解している」といった形で、自社が求めるスキルを明確にすれば、戦力となる人材を集めやすくなる。
中途採用であれば、どの役職を経験した人を採用するか定めるのも大切だ。なぜなら、採用ポジションによって求人者に求められる経験値が異なるからだ。
たとえば管理職採用なのに役職未経験者を採用すると、部下の統制ができずにチームがバラバラになるかもしれない。管理者としての対応ができず生産性低下を招く。しかし管理職経験者であれば、管理職としての立ち振る舞い方が分かっている。チーム内でトラブルが起きても冷静に対処できる可能性が高い。したがって、役職も設定すべきだと言える。
会社説明会で伝えたいことを考える理由は、話す内容によって求職者への伝わり方が変わるからだ。たとえ大手企業であっても、担当者の話が求職者に響かなければ、入社希望者数は減る。多くの求職者を集めるためにも、伝える内容を考えるのは大事だ。ちなみに伝える内容を考えるときは、以下のことを意識すると良い。
他社との差別化を意識する理由は、求職者の脳内に自社の印象を強く残すためだ。優秀な人材と巡り合えても、他企業の方が魅力的だと感じると入社しない。その状況を防ぐには、他社との差別化を図ることが大切になる。
自社にしかない魅力を伝えられれば、興味・関心を持つ求職者は増えていく。他社への人材流出を防ぐ意味で大事だ。
テーマを絞る理由は、求職者に話の内容を理解させるためだ。テーマを定めないと、話のゴールが定まらず中途半端な状態で終わってしまう。
求職者には「何を伝えたいか分からなかった」と思われる。その結果、入社志願者数の減少を招く。求職者に突き刺さる話をして、応募者を多く集めるためにもテーマは絞った方がいい。
新卒採用と中途採用で伝え方を変える理由は、求職者の経験値が違うからだ。新卒採用の場合、社会人経験のない求職者が対象となる。そのため、基礎的な話でいいかもしれない。
しかし中途採用では、社会人経験をした人が対象となる。そのため新卒採用よりも、より一層ビジネス視点を意識して伝えないと、話がつまらないと思われる。その結果、会社に魅力を感じない応募者が増えてしまう。それを防ぐ意味でも、伝え方は変えるべきだ。
会社説明会の実施日・実施方法を決める。求職者が参加しやすい状況をつくることが大事だ。ちなみに実施方法は3種類に分かれる。
会社説明会の会場に来てもらって実施するパターンだ。求職者の目の前で話すため、空気感や熱量が伝わりやすい。
オンライン上で実施するパターンもある。居住地に問われないため、遠くに住んでいる求職者も参加しやすい。
オフラインとオンラインの両方で実施するパターンもある。好きな方を選べるため、求職者は参加しやすい。
告知を行いターゲットのエントリーを誘発することで、参加者を増やしていく。申込者を増やすときは、以下のことを行うといい。
ターゲットとなる求職者が見そうな媒体で告知をする。告知する媒体数が増えるほど、コストも増すため、いくつかの媒体に絞って告知をした方がいい。
自社のホームページやSNSなどを活用するのも大切だ。フォロワー数の多い人が共有すれば、多くの人に情報が行きわたる。それによって、応募者が増えるケースもある。
会社説明会の中身を明確にしつつ、用意するものを確認していく。用意する内容として、以下のものが挙げられる。
椅子を用意する理由は、求職者を立たせたままにしないためだ。求職者に気遣いができない会社だと思われると、応募してくれない。会社の印象を良くして、採用試験への応募者を増やすためにも大事だ。
会社の歴史や事業内容などが載った、自社の資料も用意する。求職者が見やすい資料を作成することが大事だ。
求職者用のエントリーシートを用意することも大事だ。会社説明会の場で記入させれば、どのような人材が参加したか分かる。採用担当者側で目星をつけることができて、採用活動を進めるのが楽になる。
アンケートも用意した方がいい。紙に記入させるケースもあれば、オンライン上で回答させても良い。設問を設定するときは、記述式だけではなく選択式の設問も用意した方がいい。すると、回答率アップにつながる。
会社説明会の流れが載ったタイムテーブルを用意するのも大切だ。会社説明会を予定通り進める上で必要となる。
なおアクシデントが起こった際に、臨機応変に対応できる状態をつくるためにも、時間の余裕を持たせたタイムテーブルにした方がいい。仮に１セット１時間の説明会であれば、そのうちの5～10分間は余白の時間として設定するイメージだ。予定通り進まないことを前提として組めば、アクシデントが起きても対応できる。
会社説明会当日になったら実施していく。実施の際は、以下のことに気を付けるといい。
身内が話の内容を理解できても、求職者に理解されなければ意味がない。そのため、求職者の立場に立って説明することが大事だ。
志望企業の担当者と会うことが理由で、緊張する求職者もいる。そのため、リラックスした状態で話を聞いてもらうのも大切だ。ユーモアを交えたり、笑いが出る話をしたりなど、場を和ませることが重要と言える。
採用したい人材を伝える理由は、ミスマッチを防ぐためだ。自社のニーズに合致していないと感じた求職者は応募しなくなる。結果、採用活動が楽になる。
会社説明会が終わったら、振り返りを行って今回の反省をする。振り返った内容は、次回の会社説明会に活かせるように議事録をとっておくといい。以下のことを中心に振り返るといいだろう。
会社説明会でやったことを振り返る。会場でとった行動を記入すれば、過去の会社説明会で何を行ったか分かる。会社説明会の運営に携わったことのない社員が運営することになっても、過去の見本があるため実施しやすい。
会社説明会の気付きも振り返る。良かった点や反省点を振り返ることで、今後の会社説明会で気を付けることを見つけやすくなる。
次回の会社説明会で、必要となるアクションを考えるのも大切だ。それが分かっていれば、質の高い会社説明会を行える。改善点をもとに、考えるといいだろう。
多くの企業で会社説明会は行われている。会社説明会の目的は以下の通りだ。
説明会では会社や仕事の説明はもちろん、入社後のキャリアを説明したり、社員と交流させたりなど多岐にわたる。自社のことを魅力的だと感じる求職者を増やすためにも、会社説明会は成功させなければならない。
説明会の成功のカギは、準備～実施までの流れを正しく行えるかだ。下記の流れに沿って実施することで、成功率は上がる。
会社説明会の出来栄えによって、自社が求めている人材を採用できるかが変わってくる。優れた人材を獲得するためにも、会社説明会に力を入れていただきたいと思う。
